5   
شناسه خبر: 24322   
تاریخ انتشار: 1395/08/18 00:22
اصول نگارش صحیح ایمیل حرفه ای ها در کسب وکار
اصول نگارش صحیح ایمیل حرفه ای ها در کسب وکار
در این نوشتار ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها شرح داده می‌شوند. علی‌رغم این‌که همیشه عادت کرده‌ایم به سرعت دکمه‌ی پاسخ را بزنیم و به نوشتنِ جواب ایمیل ها را بپردازیم، هنوز بسیاری از حرفه‌ای‌ها نمی‌دانند چگونه به خوبی از ایمیل استفاده کنند.

 

۱.  یک عنوانِ شفاف و دقیق انتخاب کنید

به عنوان مثال، این عبارات به برای عنوانِ رایانامه می‌توانند خوب و مناسب باشند: “تغییر زمان ملاقات”، “سوالی کوتاه در مورد ارائه‌تان”، “مواردی به عنوان پیشنهاد”.

پچر می‌گوید: “آدم‌ها اغلب بر اساس موضوعِ رایانامه تصمیم می‌گیرند آن را باز کنند یا خیر. عنوانی برای رایانامه‌تان بنویسید که مستقیما اشاره به مشکلات کسب و کار یا نگرانی‌های مخاطب‌تان داشته باشد‌”.

۲. آدرسِ رایانامه‌ی حرفه‌ای برای خود انتخاب کنید

به گفته‌ی پچر، اگر برای یک شرکت کار می‌کنید، باید از آدرس رایانامه‌ی شرکت‌تان استفاده کنید. ولی اگر می‌خواهید از آدرس رایانامه‌ی شخصی استفاده کنید – زیرا کارفرما یا کارمند آزاد هستید یا صرفا هرزگاهی مکاتبات کاری انجام می‌دهید – باید در انتخاب آن بسیار دقت کنید.

به این دلیل که مخاطب بتواند دقیقا متوجه‌ی فرستنده‌ی رایانامه شود، باید همیشه آدرس رایانامه‌تان از نام و نام خانوادگی‌تان تشکیل شده باشد. هرگز از آدرس‌های نامناسب و خلاف شئونِ محل کار (رایانامه‌هایی که معمولا در دوران مدرسه ساخته‌اید) استفاده نکنید- مثلا babygirl@… یا beerlover@… – و اصلا هم مهم نیست چه‌قدر به این آدرس‌ها دلبسته‌اید.

۳. پیش از فشردنِ دکمه‌ی ‘reply all’ یک بار دیگر همه چیز را بررسی کنید

هیچ کس دوست ندارد رایانامه‌هایی را بخواند که هیچ ربطی به وی ندارند. البته اگرچه مدام از گوشی‌های همراه‌مان صدای زنگ پیام‌های جدید می‌شنویم یا در صفحه‌ی رایانامه‌مان پیام‌هایی می‌آیند که مدام حواس‌مان را پرت می‌کنند، نادیده گرفتن رایانامه‌ها کار ساده‌ای نیست. به گفته‌ی پچر، پیش از آن‌که مطمئن نشده‌اید همه‌ی افراد فهرست مخاطبان نیاز به دریافت رایانامه‌ی خاصی دارند، از زدنِ دکمه‌ی ‘reply all’ خودداری کنید.

نکته‌ی ۴ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

مشخصات‌تان را در رایانامه ذکر کنید

پچر توصیه می‌کند: “اطلاعات خاصی را راجع به خودتان در رایانامه به مخاطب ارائه کنید. عموما، این اطلاعات شامل نامِ کامل‌، عنوان شغلی، نام شرکت، و اطلاعات تماس به همراه یک شماره‌ی تلفن است. هم‌چنین می‌توانید اندکی هم از خودتان تبلیغ بکنید، ولی در بیان یا نمایش آثارتان زیاده‌روی نکنید”.

وی اضافه می‌کند، برای این مطالب نیز از همان فونت با همان رنگ و اندازه‌ی بقیه‌ی مطالب رایانامه استفاده کنید.

۵. از سرآغاز حرفه‌ای استفاده کنید

هرگز از عبارت‌های محاوره‌ای و غیررسمی به عنوان سرآغاز نامه‌تان استفاده نکنید: “سام علیک داداشا”، “هی، خوبی” یا “سلام بچه‌ها”.

پچر می‌گوید: “هر قدر هم رایانامه‌مان راحت و صمیمی باشد نباید در سرآغازِ آن تاثیر بگذارد. سام علیکخیلی غیررسمی است و عموما در محیط کاری از آن استفاده نمی‌شود. هی، خوبی هم همین‌گونه است؛ و به جای آنها باید از سلام یا با درود استفاده کنیم”.

وی هم‌چنین توصیه می‌کند از کوتاه کردن نامِ افراد خودداری کنید. مثلا هرگز از “سلام آقا سیا” استفاده نکنید، مگر آن‌که خودِ فرد ترجیح دهد به جای سیاوش، سیا صدای‌اش کنند.

۶. کم‌تر از علامت تعجب استفاده کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام استفاده از علامت تعجب باید دقت کنید فقط در جملاتی آن را به کار ببرید که هیجان و تعجب را به خواننده منتقل می‌کنند.

وی می‌نویسد: “گاهی اوقات آدم‌‌ها ظاهرا کنترل‌شان را از دست می‌دهند و چندین علامت تعجب در انتهای یک جمله می‌گذارند. قطعا این کار می‌تواند احساسِ هیجانِ زیاد یا بی‌تجربگی را به مخاطب انتقال دهد. باید در نگارش‌تان خیلی کم از علامت تعجب استفاده کنید”.

۷. مراقب شوخ‌طبعی‌های‌تان باشید

شوخ‌طبعی بدون لحنِ بیان و حالات چهره به راحتی در ترجمه یا حالت نوشتار، گم می‌شود. در مکاتبات حرفه‌ای، بهتر است شوخ‌طبعی را کلا کنار بگذارید، مگر این‌که مخاطب‌تان را به راحتی بشناسید. به علاوه، آن چیزی که برای شما خنده‌دار است لزوما شاید برای افراد دیگر خنده‌دار نباشد.

پچر می‌گوید: “بعضی لطیفه‌ها فقط در حالت گفتاری خنده‌دار هستند، ولی در حالت نوشتاری ممکن است کاملا متفاوت باشند. وقتی به این قضیه شک دارید، بهتر است کلا مطلب خنده‌دارتان را فراموش کنید”.

۸. دقت کنید، گفتار و نوشتار در بعضی فرهنگ‌ّها کاملا متفاوت است

به راحتی و به دلیل تفاوت‌های فرهنگی می‌تواند سوءتفاهم به وجود بیاید، به ویژه در حالت نوشتاری که نمی‌توانیم حرکات و رفتارهای دست و صورت مخاطب‌مان را ببینیم. پیام‌های‌تان را مناسب با زمینه‌های فرهنگی و میزان شناخت‌تان نسبت به مخاطب‌تان بنویسید.

به گفته‌ی پچر، بهتر است این نکته را همیشه به خاطر بسپارید که فرهنگ‌های با زمینه‌ی بالا (ژاپنی، عربی یا چینی) پیش از آن‌که شناخت خوبی از شما پیدا نکنند، با شما وارد معامله نمی‌شوند. بنابراین، شاید در این‌گونه کشورها مکاتبات بین طرف‌های تجاری، شخصی‌تر باشند. از طرف دیگر، آدم‌های با فرهنگ‌های با زمینه‌ی پایین (آلمانی، امریکایی یا اسکاندیناوی) در مکاتبات‌شان ترجیح می‌دهند به سرعت سراغ اصل مطلب بروند.

نکته‌ی ۹ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

به رایانامه‌های‌تان پاسخ دهید – حتی اگر به اشتباه برای‌تان فرستاده شده باشند

به گفته‌ی پچر، پاسخ دادن به همه‌ی پیام‌‌های رایانامه‌ای‌تان کار دشواری است، ولی باید این کار را انجام دهید. این قاعده شامل رایانامه‌هایی که به اشتباه برای‌تان فرستاده شده‌اند نیز می‌شود، به ویژه اگر فرستنده منتظر پاسخ نامه‌اش باشد. شاید هیچ الزامی در پاسخ دادن به چنین نامه‌هایی وجود نداشته باشد، ولی با این کار، رسوم و اخلاق رایانامه‌ای را رعایت می‌کنید، به ویژه اگر شخص فرستنده در شرکت یا صنعت خودتان مشغول به کار باشد.

به این مثال توجه کنید: “با عنایت به این‌که می‌دانم جناب‌عالی مشغله‌های زیادی دارید، فکر می‌کنم این رایانامه را به اشتباه به آدرس این‌جانب فرستاده‌اید. از این جهت تصمیم گرفتم جناب‌عالی را از این موضوع باخبر کنم، تا این نامه را به آدرس صحیحِ مورد نظرتان بفرستید”.

۱۰. پیام‌های‌تان را به دقت بخوانید و ویرایش کنید

مخاطبان قطعا متوجه‌ی اشتباه‌های‌ نگارشی‌تان در رایانامه می‌شوند. پچر می‌گوید: “بسته به شخصیت مخاطب‌تان، اشتباه‌های‌تان قطعا مورد قضاوت آنها قرار می‌گیرد”.

هرگز به نرم‌افزارهای غلط‌یاب اکتفا نکنید. پیش از ارسال رایانامه، چند بار ترجیحا با صدای بلند پیام‌تان را بخوانید.

پچر می‌گوید: “روزی یک سرپرست تصمیم داشت بنویسد ‘با عرض پوزش از ناراحتی‌تان’، ولی به دلیل اعتماد بیش از حد به غلط‌یاب رایانه‌اش، نوشت ‘با فرض سوزش از ناراحتی‌تان’، و دکمه‌ی ارسال را هم فشرد”.

۱۱. آدرس رایانامه‌ی مخاطب را در پایان کار وارد کنید

پچر می‌گوید: “قطعا دوست ندارید پیش از این‌که نامه‌تان را تمام کنید و سپس ویرایش کنید، به شکل تصادفی ارسال‌اش کنید. حتی هنگامی که پاسخ یک پیام را می‌دهید، بهتر است احتیاط بیش‌تری به خرج دهید و آدرس مخاطب را پاک کنید و هنگامی که نامه‌تان برای ارسال آماده شد، آدرس را دوباره در کارد مخصوص‌ وارد کنید”.

۱۲. در انتخاب نامِ مخاطبان دقت کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام نوشتن نام افراد در فهرست مخاطبان، و وارد کردن‌شان در کادر “To” خیلی دقت کنید. “ممکن است به راحتی در انتخاب مخاطب، اشتباه کنید و باعث خجالت‌زده شدنِ خودتان و گیرنده‌ی رایانامه‌تان شوید”.

۱۳. از فونت‌های رسمی و استاندارد استفاده کنید

به عنوانِ مثال، از فونتِ Purple Comic Sans باید در موقعیت مناسبِ خودش استفاده کرد، ولی برای مکاتبات کسب و کار، همیشه باید از فونت، رنگ، و اندازه‌ی استاندارد استفاده کنید.

قانون مهم: رایانامه باید برای همه آدم‌ها قابل خواندن باشد.

پچر توصیه می‌کند: “عموما، بهترین اندازه ۱۰ یا ۱۲ است، و قابل خواندن‌ترین فونت نیز Arial، Calibri، یا Times New Roman هستند”. به علاوه، رنگ مشکی هم مناسب‌ترین رنگ برای رایانامه است.

۱۴. حواس‌تان به لحن نوشتاری‌تان باشد

درست مثل شوخی‌ها و لطیفه‌ها که در نوشته و ترجمه گم می‌شوند، لحن نوشتار هم بدون پیش‌زمینه‌ای که مثلا از نشانه‌های صوتی و حالات چهره می‌توانید دریافت کنید، ممکن است به راحتی دچار سوءبرداشت شود. بر همین اساس، به راحتی امکان دارد آن‌چه به مخاطب منتقل می‌شود به شکل غیر منتظره‌ای آن چیزی نباشد که شما قصد داشتید بگویید – مثلا منظور شما “رُک و مستقیم” است و مخاطب منظورتان را “گستاخانه و عصبانی” برداشت می‌کند.

پچر پیشنهاد می‌کند، برای جلوگیری از این‌گونه سوءبرداشت‌ها، پیش از ارسال رایانامه، آن را با صدای بلند بخوانید. وی می‌گوید: “اگر لحن نامه، به نظر خودتان بی‌ادبانه بود، حتما از نظر مخاطبان‌تان نیز به همین صورت خواهد بود”.

بنابراین، از استفاده از کلمه‌های منفی و صریح ( اشتباه، غلط، غافل و غیره) خودداری کنید، همیشه از کلمه‌هایی نظیر “لطفا” و “متشکرم” استفاده کنید.

نکته‌ی ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

هیچ چیز در اینترنت محرمانه نیست – حتما مراقب باشید.

پچر هشدار می‌دهد همیشه آن‌چه را رییس سابق سیا، ژنرال دیوید پترائوس، فراموش کرد، شما به خاطر بسپارید: هر پیام‌ الکترونیکی از خود اثری برجای می‌گذارد.

پچر می‌گوید: “به عنوان یک دستورالعمل اصلی باید همیشه فرض کنید دیگران همه‌ی پیام‌های‌تان را می‌بینند، بنابراین، هرگز در رایانامه‌های‌تان چیزی را که مایل نیستید دیگران آن را بخوانند، ننویسید”. و یک برداشتِ آزادتر از این مسئله: در رایانامه چیزی ننویسید که باعث آبروریزیِ خودتان و آسیب رساندن به دیگران شود. به علاوه، رایانامه به شکل خطرناکی می‌تواند به سرعت همه جا پخش شود، بنابراین بهتر است بیش‌تر مراقب باشید تا بعدا تاسف نخورید.

امید است این ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها برای‌تان مفید بوده‌باشد

 

پایگاه خبری ایرانیان موفق
اخبار مرتبط

عمو نوروز

شست وشوی خودرو بدون آب توسط دو مهندس ایرانی

المپیکی‌های ایران روی «نیمکت داغ»

حضور برومند و عروسکی‌ها در ایستگاه‌های آتش‌نشانی

سازمان تأمین اجتماعی استخدام میکند

عناوین روزنامه های امروز

جشنواره فرهنگی جاده ابریشم ایران و کره جنوبی

بانک سرمایه قهرمان لیگ برتر والیبال شد

نوروز با سری جدید «دورهمی»

مشاور وزیر ورزش بیژن ذوالفقارنسب شد

اکران بهاری کمپین «خوب برای همه» در تهران در آستانه نوروز

آزمون دکتری دانشگاه آزاد از امروز ثبت نام کنند

کارگران ساختمانی تحت پوشش تأمین اجتماعی قرار می گیرند

چهارشنبه‌سوری با تلویزیون

استفاده از فارغ التحصیلان برای تشکیل شرکت های دانش بنیان

عناوین روزنامه های امروز

جوانان و نوجوانان ایرانی نائب قهرمان اسکی آسیا شدند

پژمان بازغی مجری برنامه تحویل سال شبکه دو

اولین جشنواره کارآفرینی «بوم‌تک»

پیروزی تیم فوتبال جوانان دختر ایران برابر اوکراین

طرح نوروزی پلیس‌ در معابر شهری آغاز شد

پروژهای عمرانی دانشگاه تهران افتتاح شد

حقوق و عیدی بازنشستگان پرداخت می شود

مهلت مجدد ثبت‌ نام کنکور از فردا شروع میشود

ورود مدرن‌ترین هواپیمای برجامی به ایران

رقبای همگروه تیم والیبال ایران مشخص شدند

ذخیره انرژی در گل رُز

معافیت های بیمه ای برای اشتغال جوانان

«قلمکاری» روی پارچه

تجلیل از قهرمانان المپیک و پارالمپیک برگزار می شود

اولین آلبوم پرویز پرستویی منشر شد

آماده باش نوروزی همیاران پلیس

اسامی پذیرفته‌شدگان آزمون ارشد فراگیر پیام نور امشب اعلام میشود

حداقل مزد کارگران مشخص شد

«فروشنده» دومین اسکار فرهادی

ادامه ثبت‌نام جریمه ریالی سربازی تا پایان سال‌

جوانسازی سلول‌های بنیادی خون‌ساز

برگزاری نمایشگاه بهاره از ١١ اسفنددرتهران

زندگینامه حضرت فاطمه زهرا (سلام الله علیها)

پایان ساخت سریال نوروزی مرز خوشبختی

750 بازرس بهداشت محیط در نوروز

ارتقای سلامت دهان و دندان دانش‌آموزان ابتدایی

ویرایش اطلاعات در سامانه ثبت نام «آزمون ورودی مدارس سمپاد» تا 7 اسفند

اسامی تیم ملی کشتی فرنگی اعلام شد

آغاز توزیع کارت آزمون دکتری 96

زمان برگزاری فینال لیگ برتر وزنه برداری

ربات پیشخدمت ویژه رستوران ساخته شد

تیم شمشیربازی بانوان به جمع ۱۶ تیم برتر جهان صعود کرد

احسان علیخانی با «سه ستاره» می آید

تصاویر جادویی شکوفه های گیلاس در ژاپن

آغاز همایش بین المللی ورزش های همگانی

5 اسفند آغاز ثبت‌نام اسکان نوروزی فرهنگیان

تصاویری از خانه‌ای با کف پوش سکه

زمان دقیق برگزاری دیدار ایران و چین

غربالگری ناشنوایی برای نوزادان از سال آینده

با سلول بنیادی مشکل جوش‌نخوردن استخوان‌های بلند حل شد

جزئیات و نحوه توزیع سبد حمایت غذایی

«روزهای بیقراری» سریال جدید تلویزیون

شناسنامه دار شدن برج های تهران

رونمایی موتور بنزینی برون‌نصب دریایی توس

گردهمایی دلقک ها در لندن‎

دهمین روز سی و پنجمین جشنواره فیلم فجر

مسابقات علوم اعصاب شناختی فردا برگزار می‌شود

حمایت از کارآفرینان و کسب و کارهای خرد

دهمین نمایشگاه بین المللی گردشگری و صنایع وابسته

سی و پنجمین جشنواره فیلم فجر

سرمربی تیم ملی والیبال کولاکوویچ شد

شروع ثبت نام کنکور سراسری 96 از فردا

توزیع «سبد حمایت غذایی» بین نیازمندان

افزایش ماندگاری سیب با استفاده از بسته بندی نانو

۲ تصفیه خانه جدید آب افتتاح شد

سی و پنجمین جشنواره فیلم فجر

عناوین روزنامه ها

قهرمانی قائم مقامی در مسابقات شطرنج جام سبلان

دانشگاه آزاد هیأت علمی جذب می کند

نخستین شهرک انرژی کشور در پایتخت

آلبوم موسیقی نیلگون مینا

افتتاح نخستین مرکز جامع سلول‌های بنیادی و پزشکی

با گذراندن طرح کارورزی شاغل شوید

در معماری، رنگها چه می گویند؟

روش های مختلفی برای جایگزینی تنبیه بدنی

قبل از ورود به زندگی مشترک این تفاوت های سبک زندگی را جدی بگیرید

نوآوری در کسب وکار را چه زمانی و چگونه باید به کار برد

۱۲ روش مقتدرانه برای تغییر سرنوشت و بهبود زندگیتان

تهران امروز سفید پوش شد

جشنواره صنایع ‌دستی و هنرهای سنتی فجر

آزمون‌های ارشد و دکتری رشته‌های علوم پزشکی تجمیع شدند

توزیع دو سبد غذایی دیگر تا پایان سال

رونمایی از ماهواره مخابراتی

آغاز پیش‌فروش بلیت‌های نوروز از ۱۷ بهمن

آغاز ششمین جشنواره ملی سورنای وحدت

بانو طراوت خاکسار قهرمان شد

بر اهالی سینما فرش قرمز در برج میلاد پَهن شد

از فردا توزیع کارت آزمون فراگیر ارشد پیام نور شروع میشود

در دانشگاه شهید بهشتی جایزه ملی «تعالی و پیشرفت» اعطا شد

اختصاص ۲۰۰میلیارد تومان جهت تأمین خدمات مسکن مهر کشور

موفقیت زنان والیبالیست ایران در رقابت های انتخابی جهان

آغاز رسمی برنامه های پایتخت فرهنگی جهان اسلام در مشهد

پذیرفته‌شدگان نهایی رشته‌های نیمه‌متمرکز

اختتامیه جشنواره موسیقی فجر

captcha