5   
شناسه خبر: 24322   
تاریخ انتشار: 1395/08/18 00:22
اصول نگارش صحیح ایمیل حرفه ای ها در کسب وکار
اصول نگارش صحیح ایمیل حرفه ای ها در کسب وکار
در این نوشتار ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها شرح داده می‌شوند. علی‌رغم این‌که همیشه عادت کرده‌ایم به سرعت دکمه‌ی پاسخ را بزنیم و به نوشتنِ جواب ایمیل ها را بپردازیم، هنوز بسیاری از حرفه‌ای‌ها نمی‌دانند چگونه به خوبی از ایمیل استفاده کنند.

 

۱.  یک عنوانِ شفاف و دقیق انتخاب کنید

به عنوان مثال، این عبارات به برای عنوانِ رایانامه می‌توانند خوب و مناسب باشند: “تغییر زمان ملاقات”، “سوالی کوتاه در مورد ارائه‌تان”، “مواردی به عنوان پیشنهاد”.

پچر می‌گوید: “آدم‌ها اغلب بر اساس موضوعِ رایانامه تصمیم می‌گیرند آن را باز کنند یا خیر. عنوانی برای رایانامه‌تان بنویسید که مستقیما اشاره به مشکلات کسب و کار یا نگرانی‌های مخاطب‌تان داشته باشد‌”.

۲. آدرسِ رایانامه‌ی حرفه‌ای برای خود انتخاب کنید

به گفته‌ی پچر، اگر برای یک شرکت کار می‌کنید، باید از آدرس رایانامه‌ی شرکت‌تان استفاده کنید. ولی اگر می‌خواهید از آدرس رایانامه‌ی شخصی استفاده کنید – زیرا کارفرما یا کارمند آزاد هستید یا صرفا هرزگاهی مکاتبات کاری انجام می‌دهید – باید در انتخاب آن بسیار دقت کنید.

به این دلیل که مخاطب بتواند دقیقا متوجه‌ی فرستنده‌ی رایانامه شود، باید همیشه آدرس رایانامه‌تان از نام و نام خانوادگی‌تان تشکیل شده باشد. هرگز از آدرس‌های نامناسب و خلاف شئونِ محل کار (رایانامه‌هایی که معمولا در دوران مدرسه ساخته‌اید) استفاده نکنید- مثلا babygirl@… یا beerlover@… – و اصلا هم مهم نیست چه‌قدر به این آدرس‌ها دلبسته‌اید.

۳. پیش از فشردنِ دکمه‌ی ‘reply all’ یک بار دیگر همه چیز را بررسی کنید

هیچ کس دوست ندارد رایانامه‌هایی را بخواند که هیچ ربطی به وی ندارند. البته اگرچه مدام از گوشی‌های همراه‌مان صدای زنگ پیام‌های جدید می‌شنویم یا در صفحه‌ی رایانامه‌مان پیام‌هایی می‌آیند که مدام حواس‌مان را پرت می‌کنند، نادیده گرفتن رایانامه‌ها کار ساده‌ای نیست. به گفته‌ی پچر، پیش از آن‌که مطمئن نشده‌اید همه‌ی افراد فهرست مخاطبان نیاز به دریافت رایانامه‌ی خاصی دارند، از زدنِ دکمه‌ی ‘reply all’ خودداری کنید.

نکته‌ی ۴ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

مشخصات‌تان را در رایانامه ذکر کنید

پچر توصیه می‌کند: “اطلاعات خاصی را راجع به خودتان در رایانامه به مخاطب ارائه کنید. عموما، این اطلاعات شامل نامِ کامل‌، عنوان شغلی، نام شرکت، و اطلاعات تماس به همراه یک شماره‌ی تلفن است. هم‌چنین می‌توانید اندکی هم از خودتان تبلیغ بکنید، ولی در بیان یا نمایش آثارتان زیاده‌روی نکنید”.

وی اضافه می‌کند، برای این مطالب نیز از همان فونت با همان رنگ و اندازه‌ی بقیه‌ی مطالب رایانامه استفاده کنید.

۵. از سرآغاز حرفه‌ای استفاده کنید

هرگز از عبارت‌های محاوره‌ای و غیررسمی به عنوان سرآغاز نامه‌تان استفاده نکنید: “سام علیک داداشا”، “هی، خوبی” یا “سلام بچه‌ها”.

پچر می‌گوید: “هر قدر هم رایانامه‌مان راحت و صمیمی باشد نباید در سرآغازِ آن تاثیر بگذارد. سام علیکخیلی غیررسمی است و عموما در محیط کاری از آن استفاده نمی‌شود. هی، خوبی هم همین‌گونه است؛ و به جای آنها باید از سلام یا با درود استفاده کنیم”.

وی هم‌چنین توصیه می‌کند از کوتاه کردن نامِ افراد خودداری کنید. مثلا هرگز از “سلام آقا سیا” استفاده نکنید، مگر آن‌که خودِ فرد ترجیح دهد به جای سیاوش، سیا صدای‌اش کنند.

۶. کم‌تر از علامت تعجب استفاده کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام استفاده از علامت تعجب باید دقت کنید فقط در جملاتی آن را به کار ببرید که هیجان و تعجب را به خواننده منتقل می‌کنند.

وی می‌نویسد: “گاهی اوقات آدم‌‌ها ظاهرا کنترل‌شان را از دست می‌دهند و چندین علامت تعجب در انتهای یک جمله می‌گذارند. قطعا این کار می‌تواند احساسِ هیجانِ زیاد یا بی‌تجربگی را به مخاطب انتقال دهد. باید در نگارش‌تان خیلی کم از علامت تعجب استفاده کنید”.

۷. مراقب شوخ‌طبعی‌های‌تان باشید

شوخ‌طبعی بدون لحنِ بیان و حالات چهره به راحتی در ترجمه یا حالت نوشتار، گم می‌شود. در مکاتبات حرفه‌ای، بهتر است شوخ‌طبعی را کلا کنار بگذارید، مگر این‌که مخاطب‌تان را به راحتی بشناسید. به علاوه، آن چیزی که برای شما خنده‌دار است لزوما شاید برای افراد دیگر خنده‌دار نباشد.

پچر می‌گوید: “بعضی لطیفه‌ها فقط در حالت گفتاری خنده‌دار هستند، ولی در حالت نوشتاری ممکن است کاملا متفاوت باشند. وقتی به این قضیه شک دارید، بهتر است کلا مطلب خنده‌دارتان را فراموش کنید”.

۸. دقت کنید، گفتار و نوشتار در بعضی فرهنگ‌ّها کاملا متفاوت است

به راحتی و به دلیل تفاوت‌های فرهنگی می‌تواند سوءتفاهم به وجود بیاید، به ویژه در حالت نوشتاری که نمی‌توانیم حرکات و رفتارهای دست و صورت مخاطب‌مان را ببینیم. پیام‌های‌تان را مناسب با زمینه‌های فرهنگی و میزان شناخت‌تان نسبت به مخاطب‌تان بنویسید.

به گفته‌ی پچر، بهتر است این نکته را همیشه به خاطر بسپارید که فرهنگ‌های با زمینه‌ی بالا (ژاپنی، عربی یا چینی) پیش از آن‌که شناخت خوبی از شما پیدا نکنند، با شما وارد معامله نمی‌شوند. بنابراین، شاید در این‌گونه کشورها مکاتبات بین طرف‌های تجاری، شخصی‌تر باشند. از طرف دیگر، آدم‌های با فرهنگ‌های با زمینه‌ی پایین (آلمانی، امریکایی یا اسکاندیناوی) در مکاتبات‌شان ترجیح می‌دهند به سرعت سراغ اصل مطلب بروند.

نکته‌ی ۹ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

به رایانامه‌های‌تان پاسخ دهید – حتی اگر به اشتباه برای‌تان فرستاده شده باشند

به گفته‌ی پچر، پاسخ دادن به همه‌ی پیام‌‌های رایانامه‌ای‌تان کار دشواری است، ولی باید این کار را انجام دهید. این قاعده شامل رایانامه‌هایی که به اشتباه برای‌تان فرستاده شده‌اند نیز می‌شود، به ویژه اگر فرستنده منتظر پاسخ نامه‌اش باشد. شاید هیچ الزامی در پاسخ دادن به چنین نامه‌هایی وجود نداشته باشد، ولی با این کار، رسوم و اخلاق رایانامه‌ای را رعایت می‌کنید، به ویژه اگر شخص فرستنده در شرکت یا صنعت خودتان مشغول به کار باشد.

به این مثال توجه کنید: “با عنایت به این‌که می‌دانم جناب‌عالی مشغله‌های زیادی دارید، فکر می‌کنم این رایانامه را به اشتباه به آدرس این‌جانب فرستاده‌اید. از این جهت تصمیم گرفتم جناب‌عالی را از این موضوع باخبر کنم، تا این نامه را به آدرس صحیحِ مورد نظرتان بفرستید”.

۱۰. پیام‌های‌تان را به دقت بخوانید و ویرایش کنید

مخاطبان قطعا متوجه‌ی اشتباه‌های‌ نگارشی‌تان در رایانامه می‌شوند. پچر می‌گوید: “بسته به شخصیت مخاطب‌تان، اشتباه‌های‌تان قطعا مورد قضاوت آنها قرار می‌گیرد”.

هرگز به نرم‌افزارهای غلط‌یاب اکتفا نکنید. پیش از ارسال رایانامه، چند بار ترجیحا با صدای بلند پیام‌تان را بخوانید.

پچر می‌گوید: “روزی یک سرپرست تصمیم داشت بنویسد ‘با عرض پوزش از ناراحتی‌تان’، ولی به دلیل اعتماد بیش از حد به غلط‌یاب رایانه‌اش، نوشت ‘با فرض سوزش از ناراحتی‌تان’، و دکمه‌ی ارسال را هم فشرد”.

۱۱. آدرس رایانامه‌ی مخاطب را در پایان کار وارد کنید

پچر می‌گوید: “قطعا دوست ندارید پیش از این‌که نامه‌تان را تمام کنید و سپس ویرایش کنید، به شکل تصادفی ارسال‌اش کنید. حتی هنگامی که پاسخ یک پیام را می‌دهید، بهتر است احتیاط بیش‌تری به خرج دهید و آدرس مخاطب را پاک کنید و هنگامی که نامه‌تان برای ارسال آماده شد، آدرس را دوباره در کارد مخصوص‌ وارد کنید”.

۱۲. در انتخاب نامِ مخاطبان دقت کنید

به گفته‌ی پچر، هنگام نوشتن نام افراد در فهرست مخاطبان، و وارد کردن‌شان در کادر “To” خیلی دقت کنید. “ممکن است به راحتی در انتخاب مخاطب، اشتباه کنید و باعث خجالت‌زده شدنِ خودتان و گیرنده‌ی رایانامه‌تان شوید”.

۱۳. از فونت‌های رسمی و استاندارد استفاده کنید

به عنوانِ مثال، از فونتِ Purple Comic Sans باید در موقعیت مناسبِ خودش استفاده کرد، ولی برای مکاتبات کسب و کار، همیشه باید از فونت، رنگ، و اندازه‌ی استاندارد استفاده کنید.

قانون مهم: رایانامه باید برای همه آدم‌ها قابل خواندن باشد.

پچر توصیه می‌کند: “عموما، بهترین اندازه ۱۰ یا ۱۲ است، و قابل خواندن‌ترین فونت نیز Arial، Calibri، یا Times New Roman هستند”. به علاوه، رنگ مشکی هم مناسب‌ترین رنگ برای رایانامه است.

۱۴. حواس‌تان به لحن نوشتاری‌تان باشد

درست مثل شوخی‌ها و لطیفه‌ها که در نوشته و ترجمه گم می‌شوند، لحن نوشتار هم بدون پیش‌زمینه‌ای که مثلا از نشانه‌های صوتی و حالات چهره می‌توانید دریافت کنید، ممکن است به راحتی دچار سوءبرداشت شود. بر همین اساس، به راحتی امکان دارد آن‌چه به مخاطب منتقل می‌شود به شکل غیر منتظره‌ای آن چیزی نباشد که شما قصد داشتید بگویید – مثلا منظور شما “رُک و مستقیم” است و مخاطب منظورتان را “گستاخانه و عصبانی” برداشت می‌کند.

پچر پیشنهاد می‌کند، برای جلوگیری از این‌گونه سوءبرداشت‌ها، پیش از ارسال رایانامه، آن را با صدای بلند بخوانید. وی می‌گوید: “اگر لحن نامه، به نظر خودتان بی‌ادبانه بود، حتما از نظر مخاطبان‌تان نیز به همین صورت خواهد بود”.

بنابراین، از استفاده از کلمه‌های منفی و صریح ( اشتباه، غلط، غافل و غیره) خودداری کنید، همیشه از کلمه‌هایی نظیر “لطفا” و “متشکرم” استفاده کنید.

نکته‌ی ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها :

هیچ چیز در اینترنت محرمانه نیست – حتما مراقب باشید.

پچر هشدار می‌دهد همیشه آن‌چه را رییس سابق سیا، ژنرال دیوید پترائوس، فراموش کرد، شما به خاطر بسپارید: هر پیام‌ الکترونیکی از خود اثری برجای می‌گذارد.

پچر می‌گوید: “به عنوان یک دستورالعمل اصلی باید همیشه فرض کنید دیگران همه‌ی پیام‌های‌تان را می‌بینند، بنابراین، هرگز در رایانامه‌های‌تان چیزی را که مایل نیستید دیگران آن را بخوانند، ننویسید”. و یک برداشتِ آزادتر از این مسئله: در رایانامه چیزی ننویسید که باعث آبروریزیِ خودتان و آسیب رساندن به دیگران شود. به علاوه، رایانامه به شکل خطرناکی می‌تواند به سرعت همه جا پخش شود، بنابراین بهتر است بیش‌تر مراقب باشید تا بعدا تاسف نخورید.

امید است این ۱۵ اصول نگارش ایمیل برای حرفه ای ها برای‌تان مفید بوده‌باشد

 

پایگاه خبری ایرانیان موفق
اخبار مرتبط

موفقیت زنان والیبالیست ایران در رقابت های انتخابی جهان

آغاز رسمی برنامه های پایتخت فرهنگی جهان اسلام در مشهد

پذیرفته‌شدگان نهایی رشته‌های نیمه‌متمرکز

اختتامیه جشنواره موسیقی فجر

پایان مسابقات کشتی جام جهان پهلوان غلامرضا تختی

زمان برگزاری لیگ باشگاه‌های کشتی کشور اعلام شد

بلیت‌های تخفیف‌دار جشنواره‌ی تئاتر فجر

بافت فرش دو رو ابریشم

احداث پارک بانوان با اختصاص بیش از سه میلیارد تومان

معافیت کارفرمایان در صورت استخدام فارغ التحصیلان دانشگاهی

جشنواره زن، خانواده و رسانه

مناطق مشکل ‌دار تسهیلات 40 میلیونی دریافت می کنند

گفتگو با خدا

اصول موفقیت کسب و کار به روایت از دنی گارسیاست

اصول تربیت صحیح در کودکان

باورهای اشتباه در مورد ازدواج

روانشناسی انتخاب دوست و تاثیر برآینده زندگی افراد

این کارهارا پس از صرف غذا انجام ندهید

مصطفی دلیریان بهترین کوراش کار جهان شد

«فروشنده» نامزد جوایز فیلم آسیا شد

پرندگان مهاجر جزیره آشوراده

پنجشنبه نخستین هواپیمای جدید ایرباس وارد مهرآباد می‌شود

خلق اثر هنری خلاقانه با طناب در گالری زیپر سائو پائولو برزیل

عناوین روزنامه های امروز

مریم آزمون سرمربی تیم ملی فوتبال زنان شد

آیت‌الله هاشمی رفسنجانی درگذشت

رتبه سوم ایران در شتاب علمی در میان 25 کشور توسعه‌یافته

حضرت معصومه (س)

دومین جایزه «استادمحمد» برندگانش را شناخت

تصاویری شگفت انگیز از دنیای زیبا

عناوین روزنامه های امروز

مراسم جشن ازدواج 55 زوج معلول در برج میلاد برگزار شد.

نمایشگاه آجیل و خشکبار

این کمربند هوشمند افزایش یا کاهش وزن را به شما خبر میدهد

رونمایی از نام اولین آلبوم محمدرضا فروتن

سوابق و مسئولیت‌های دکتر مرتضی احمدی منش

آسمان مه آلود تهران

محلات ارامنه در شب کریسمس

ناپدید شدن برج میلاد در شب یلدا

فیل سواری جالب یزدانی و رادان

برداشت گل نرگس در شیراز

راهکارهای جلب رضایت مشتری

تکنیک‌هایی برای غلبه بر ترس‌ از ازدواج

آیا شما آدم موفقی هستید ؟

با داشتن این علائم در بدن حتما کمبود ویتامین دارید

جزئیات دفن شدن حضرت محمد در خانه خود

آیا احساس می‌کنید روند پیشرفت شما متوقف شده است؟

چگونه بچه هایی موفق تربیت کنیم ؟

روابطی موفق، پایدار و سرشار از عشق با احترام به همسر

دشوارترین سؤالات زندگی را ازخود بپرسید

راهکارهایی برای پیشگیری از بیماری های چشم

پدر

دجال چه کسی می تواند باشد؟

چگونه زندگی خود را سرشار از عشق و صمیمیت کنید

تام هاپکینز از 8 اصل موفقیت در کسب و کار می گوید

روش صحیح برخورد با دختر بچه های بی نظم

ازدواجی موفق با در نظر گرفتن این موارد

به جای اینکه نگران نظر مردم باشید اول نگران خود باشید

دردهایی که نیاز به پیگیری اورژانسی دارند

شوخی حمید ماهی صفت با همدانی ها

خطای دید

شرح مختصری از زندگی نامه حضرت الیاس

مزایا و معایب کارکردن در منزل

چگونه با نوجوان خود صحبت کنید

قبل از ازدواج حتما به این مسایل فکر کنید !!!

راههای داشتن اعتماد به نفس

عملکردهای مهم ویتامین B12 در بدن انسان

بازگشت باران به تهران

اگر زمین دور خودش نمی چرخید چه می شد؟

با بهانه گیری کودکان چطور مقابل کنیم ؟

راههای آموزش دفاع ازخود به کودک

درمان تیک های عصبی کودکان

مواظب باشید به این دلایل ازدواج نکنید!!!

زوج های موفق چگونه رفتار می کنند ؟

اگر به دنبال شریک زندگی هستید، وقت خود را با مردهایی که در زیر به آنها اشاره می کنیم تلف نکنید!!

17 دلیل برای اینکه صبح ناشتا آب و لیمو بخورید

با نگاه کردن به پوست، ناخن و مو سلامتی شما مشخص می شود

راهکارهای پیشگیری و درمان زگیل

تولید ماده ای شبیه کاغذ باظرفیت مشخص برای ذخیره نیروی برق

کشف درمانی برای قطع نخاع

راهکارهایی برای کاهش استرس

قوانینی برای داشتن زندگی موفق و شاد

با انجام ندادن این موارد آینده خود رابدون پشیمانی بسازید !!

9 اشتباه مدیران که باعث میشود کارمندان شایسته کارشان را ترک کنند را بشناسید

با این 6 گام مسیر کارآفرینی را با فراز و فرودهای کمتری تجربه کنید

اگر این علایم را دارید حتما به مرخصی بروید

زندگی نامه بهلول و دین اسلام

چند درس آموزنده از زندگی حضرت یونس (ع)

پاسخ به هیجانی ترین سوال عالم هستی با توجه به شواهد و تحقیق مفسران دینی دنیا

راهکار و علت خیانت همسران

زیبایی طبیعی با کمک ویتامین E

پرخوری احساسی چیست ؟

علائم کودکان مبتلا به اوتیسم چیست؟

چگونه کودکانی با اعتماد به نفس تربیت کنیم

22 رفتاری که زنان دارای اعتماد به نفس انجام نمی دهند

۸ راهکار فوق‌العاده برای تقویت اعتماد به نفس

با 10 نفر اول برترین داشمندان و نوابغ زنده جهان آشنا شوید

7 باور اشتباه در مورد ثروتمند بودن

فناوری سیستم روشنایی برای کفشهای ورزشی

آیا می دانید گجت چیست؟

captcha