به گزارش مجله هاست، طبق یک نظریه کارشناسی از Kevin Korterud، سه‌گام ساده وجود دارد که به شما کمک میکند تا تأثیر برنامه پروژه بعدی‌تان را بهبود بخشید.
گام اول: برنامه کاری را حول اهداف پروژه طراحی کنید
هدف پروژه شما چیست؟ آیا یک فرآیند جدید را برای تیم پیاده‌سازی می‌کنید، یک محصول یا یک ویژگی جدید را توسعه می‌دهید یا یک رویداد بزرگ را مدیریت می‌کنید؟
اگر خروجی مورد انتظار پروژه را دقیق تعیین کنید، می‌توانید تکمیل کار، سازمان‌دهی منابع و خلق محصول را در مسیر اهداف پروژه تضمین کنید.
اهمیت این موضوع چیست؟ به‌عنوان‌مثال، اگر هدف اصلی پروژه شما پیاده‌سازی یک فرآیند جدید بین چند تیم باشد، پذیرش تیمی برای موفقیت و رسیدن به هدف نهایی شما مؤلفه‌ای حیاتی است. با سازمان‌دهی نمودن برنامه کاری بر اساس تیم و نه صرفاً بر اساس فرآیند، پروژه‌تان موفق‌تر خواهد بود.
گام دوم: آنچه نیاز است بدانید را بسنجید. نه بیشتر و نه کمتر
در پروژه‌های ساده، یک شمای ساده‌ی درصد تکمیل پروژه، برای اندازه‌گیری پیشرفت عالی است. اما برای پروژه‌های پیچیده، نیاز بهروش‌های پیشرفته‌تری برای اندازه‌گیری است.
گانت چارت برای نمایش وابستگی‌ها، بررسی ارزش به‌دست‌آمده برای تضمین اندازه‌گیری دقیق پیشرفت و داشبوردهای مدیریت منابع برای نمایش و اختصاص منابع در دسترس تیم را در نظر داشته باشید. بدین ترتیب گزارش‌ها منظم، ساده و مناسب خواهد بود.
گام سوم: تمرین مدیریت منابع
پروژه‌ها توسط افراد انجام می‌شوند. توانایی شما در بررسی منابع در دسترس تیم، برای انجام برنامه کاری و تضمین موفقیت پروژه حیاتی است. اگر پروژه شما نیاز به ۳۰ نفر نیرو داشته باشد اما تنها ۱۸ نفر نیرو در اختیار داشته باشید، پروژه شما با ریسک تأخیر یا اینکه کاملاً از خط خارج شود مواجه است.
جهت جلوگیری از کمبود منابع، برای هر شخص در پروژه زمان خاتمه کار مشخص برنامه‌ریزی کنید. بدین ترتیب اتمام کار افراد به‌موقع و طبق بودجه تعیین‌شده به اتمام می‌رسانند تضمین می‌شود. با بهره‌برداری از ابزار مدیریت منابع می‌توانید میزان کار هر فرد را ببینید که این کار در تخصیص مجدد منابع به شما کمک میکند.
با همسو کردن پروژه باهدف آن، تطبیق دادن پیچیدگی گزارش‌های پروژه با اندازه پروژه و استفاده از مدیریت منابع برای برنامه‌ریزی تیمی، می‌توانید یک برنامه کاری مؤثر را برای هر پروژه‌ای توسعه دهید.
پایگاه خبری ایرانیان موفق